Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio y de los canales de la organización es:

Marco normativo

• Constitución Política, artículo 15. Derecho a la intimidad personal y familiar y al habeas data.
• Ley 1581 de 2012. Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.
• Decreto 090 de 2018. Sujetos obligados a inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que revisó la constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria que dio origen a la Ley 1581.
• Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre transferencia internacional de datos.

Definiciones

Se emplean las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular. La persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento. Quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, SIND/DIGNIDAD.
• Encargado del tratamiento. Quien trata datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato sensible. El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita dirigida al titular, con la información esencial sobre el tratamiento.

Principios

Todo tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En una organización que existe para defender derechos, estos principios no son un formalismo: la manera en que tratamos los datos de nuestros afiliados es la primera prueba de coherencia entre lo que declaramos y lo que hacemos.

Datos que tratamos

No recolectamos datos financieros o crediticios de los regulados por la Ley 1266 de 2008, ni datos biométricos, ni datos de salud.

Datos sensibles: el punto central de esta política

La afiliación sindical es un dato sensible. Lo dice expresamente el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, que incluye entre los datos sensibles los que revelan la pertenencia a sindicatos. Lo mismo ocurre con los reportes de defensa gremial, en cuanto pueden revelar convicciones o afectar la intimidad del titular.

Esto tiene tres consecuencias concretas:

1. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Así lo exige el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015, y por eso el formulario de afiliación lo advierte expresamente antes de la casilla de autorización.
2. La autorización debe ser explícita. No basta con seguir navegando ni con un consentimiento tácito.
3. Estos datos no se entregan a terceros sin autorización del titular. Ni siquiera cuando el tratamiento es legítimo.

Fundamento del tratamiento

El artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles, con excepciones. La que habilita a SIND/DIGNIDAD es el literal c):

Es decir: SIND/DIGNIDAD puede tratar el dato de afiliación sindical de sus miembros porque esa es exactamente su razón de ser, siempre que lo haga con las debidas garantías y sin entregarlo a terceros. Esta política es el instrumento por el cual se declaran esas garantías.

Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan únicamente para:

• Tramitar, verificar y resolver las solicitudes de afiliación.
• Verificar la calidad profesional del aspirante ante los registros públicos correspondientes.
• Administrar el registro de afiliados, sus capítulos distritales y seccionales.
• Gestionar el cobro y control de las cuotas sindicales.
• Expedir carnés, certificados, constancias y paz y salvos.
• Prestar los servicios del Portal del Abogado.
• Tramitar solicitudes, peticiones y reportes de defensa gremial.
• Convocar a asambleas y adelantar procesos electorales internos.
• Ofrecer formación, eventos y actividades académicas.
• Enviar circulares y comunicaciones institucionales, cuando el titular lo haya autorizado de forma separada.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.

Ninguna otra. Los datos no se venden, no se ceden con fines comerciales y no se usan para elaborar perfiles ajenos a la actividad sindical.

Autorización y revocatoria

Cómo se obtiene

La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, mediante casilla de verificación en el formulario de afiliación, en documento físico firmado, o por cualquier medio que permita conservar prueba de ella. SIND/DIGNIDAD conserva copia de la autorización y debe poder exhibirla a solicitud del titular.

La autorización para recibir comunicaciones institucionales se solicita por separado y es opcional: negarla no afecta el trámite de la afiliación.

Cómo se revoca

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento escribiendo a datos@sinddignidad.org. La revocatoria puede ser total o parcial: se puede, por ejemplo, dejar de recibir comunicaciones sin renunciar a la afiliación.

La revocatoria total del tratamiento del dato de afiliación sindical hace materialmente imposible mantener la condición de afiliado, porque ese dato es el objeto mismo de la relación. En ese caso se informará al titular antes de proceder.

Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

Consultas y reclamos

Todo se canaliza por datos@sinddignidad.org, a cargo de la Secretaría General.

Consultas — artículo 14

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos — artículo 15

El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible, se informará al interesado antes del vencimiento, y el nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.

Requisito de procedibilidad — artículo 16

El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SIND/DIGNIDAD.

Encargados y terceros

SIND/DIGNIDAD puede apoyarse en proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento: alojamiento del sitio, correo electrónico institucional, plataformas de recaudo. Estos proveedores solo pueden tratar los datos siguiendo instrucciones de la organización y bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

Transferencia internacional

Si alguno de esos proveedores está domiciliado fuera de Colombia, el envío de datos constituye una transferencia internacional. El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 la prohíbe hacia países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, salvo —entre otras excepciones— que medie autorización expresa e inequívoca del titular.

Tratándose de datos sensibles, esta es una decisión que la organización debe tomar de forma consciente. Los países considerados con nivel adecuado están en la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio; Estados Unidos no figura en esa lista, lo que significa que usar un servicio estadounidense para recibir solicitudes de afiliación exige autorización expresa del titular para esa transferencia específica.

POR DEFINIR — listado de encargados efectivamente contratados y su país de domicilio, una vez se decida la infraestructura definitiva.

Seguridad de la información

En cumplimiento del principio de seguridad, SIND/DIGNIDAD adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Transmisión cifrada (HTTPS) en todo el sitio y el portal.
• Control de acceso por perfiles: cada persona accede solo a lo que necesita para su función.
• Tratamiento reforzado de los reportes de defensa gremial, accesibles únicamente por la comisión competente.
• Copias de respaldo periódicas.
• Compromisos de confidencialidad de quienes tratan datos por cuenta de la organización.
• Registro de incidentes y reporte a la Superintendencia cuando corresponda.

El deber de seguridad es de medio, no de resultado. Ningún sistema es absolutamente invulnerable, y esta política no promete lo contrario.

Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras dure la relación de afiliación y, después de su terminación, durante el plazo necesario para atender obligaciones legales, contables y de eventual defensa judicial de la organización. Vencido ese plazo, se suprimen o se anonimizan.

Las solicitudes de afiliación no aprobadas se conservan por POR DEFINIR y luego se suprimen.

Menores de edad

El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015 restringen el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. Si un aspirante estudiante de Derecho fuera menor de edad, su afiliación requerirá autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, y el tratamiento deberá responder a su interés superior y respetar sus derechos fundamentales.

Registro Nacional de Bases de Datos

El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 creó el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El Decreto 090 de 2018 limitó la obligación de inscripción a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública.

Según el estado actual de sus activos, SIND/DIGNIDAD POR DEFINIR: verificar si supera o no el umbral. Esta verificación debe repetirse cada año, porque el valor de la UVT cambia y el patrimonio de la organización también.

Aviso de privacidad

Versión resumida, para usar en el punto de recolección cuando no sea posible poner a disposición esta política completa:

Vigencia y cambios

Los cambios sustanciales a esta política se comunicarán a los titulares antes de implementarlos, por el canal de contacto registrado, conforme al artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, se solicitará nueva autorización.